7 Mέθοδοι διαχείρισης χρόνου για αύξηση της παραγωγικότητας 

1. Timeboxing

Το Timeboxing είναι μια στρατηγική διαχείρισης χρόνου προσανατολισμένη στον στόχο, στην οποία ολοκληρώνετε την εργασία στα λεγόμενα "timeboxes". Αυτή η στρατηγική είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική εάν δεν είστε σίγουροι πόσο χρόνο πρέπει να αφιερώσετε στην αντίστοιχη εργασία και θέλετε να επεξεργαστείτε τη λίστα υποχρεώσεων σας με στοχευμένο τρόπο.

Το Timeboxing σάς επιτρέπει να χωρίζετε μεγάλες εργασίες σε δευτερεύουσες εργασίες που στη συνέχεια ολοκληρώνετε σε εύλογο χρονικό διάστημα. Κάθε εργασία θα πρέπει να έχει το δικό της χρονικό πλαίσιο, όχι περισσότερο από τρεις ώρες. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να γράψετε μια ανάρτηση , θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα χρονικό πλαίσιο δύο ωρών για να γράψετε ένα κείμενο . Μετά από ένα διάλειμμα, μπορείτε στη συνέχεια να δημιουργήσετε ένα άλλο χρονικό πλαίσιο τριών ωρών για να ξεκινήσετε το πρώτο προσχέδιο. Εάν αναλύσετε τη δραστηριότητά σας σε επιμέρους εργασίες, θα προχωράτε συνεχώς προς τον στόχο σας μέρα με τη μέρα ή εβδομάδα με την εβδομάδα ,αυτό δεν ισχύει μόνο στον εργασιακό σας τομέα αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήτε την μέθοδο και στην προσωπική σας ζωή .Για παράδειγμα να βάλετε ένα χρονοδιάγραμμα για το τι δουλειές πρέπει να κάνετε και να τις χωρίσετε .

2. Timeblocking

Ο αποκλεισμός χρόνου είναι παρόμοιος με το timebox, αλλά αντί να προγραμματίζετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για κάθε μεμονωμένη εργασία, αποκλείετε συγκεκριμένες περιόδους του ημερολογίου σας για σχετικές εργασίες. Όταν σχεδιάζετε εργασία με αποκλεισμό χρόνου, διαιρείτε αποτελεσματικά την εβδομάδα  σε διακριτά χρονικά παράθυρα στα οποία μπορείτε  να επικοινωνήσετε με συναδέλφους, να κάνετε ένα διάλειμμα ή ακόμα και να ασκηθείτε. Το κλείδωμα χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε εστιασμένη εργασία.

Όταν δημιουργείτε ένα χρονικό μπλοκ, προσδιορίστε πρώτα τις ημερήσιες ή εβδομαδιαίες προτεραιότητές σας. Αποκτήστε τη συνήθεια να προγραμματίζετε χρονικά τμήματα στο ημερολόγιό σας για εστιασμένη εργασία, την οποία στη συνέχεια ολοκληρώνετε με συνέπεια στον καθορισμένο χρόνο.

3. Pomodoro

Παρόμοια με το timeboxing και το time blocking, η μέθοδος Pomodoro σας βοηθά να ολοκληρώσετε την εργασία σε σύντομα χρονικά διαστήματα και να κάνετε διαλείμματα ενδιάμεσα. Η στρατηγική διαχείρισης χρόνου Pomodoro είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τη δική σας αυτοδιαχείριση, επειδή ενθαρρύνει ενεργά τακτικά διαλείμματα, τα οποία είναι καλά για εγγενή κίνητρα και πνευματική απόδοση. Έρευνες δείχνουν ότι τα διαλείμματα αυξάνουν τη δημιουργικότητα.

Για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Pomodoro, θα χρειαστείτε ένα χρονόμετρο, μια λίστα υποχρεώσεων με προτεραιότητα και έναν τρόπο παύσης των ειδοποιήσεών σας. Ξεκινήστε ρυθμίζοντας το χρονόμετρο σας για 25 λεπτά και αφιερώνοντας αυτόν τον χρόνο δουλεύοντας αποκλειστικά σε μία εργασία. Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε να ανοίξετε τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων ή τους λογαριασμούς σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μετά από αυτό το διάστημα, δώστε στον εαυτό σας ένα διάλειμμα πέντε λεπτών. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να κάνετε κάτι καλό για το σώμα σας κατά τη διάρκεια του διαλείμματός σας, όπως να απολαύσετε ένα σνακ ή να σηκωθείτε για να κάνετε τέντωμα. Τώρα μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στις φορητές συσκευές που ειναι σε σίγαση ή να δείτε εάν λάβατε ένα σημαντικό μήνυμα ενώ ήσασταν επικεντρωμένοι στην εργασία σας.

4. Eisenhower

Η Αρχή του Eisenhower είναι μια πολύ δημοφιλής μέθοδος διαχείρισης χρόνου, επειδή σας επιτρέπει να ιεραρχείτε τις εργασίες που έχετε στη διάθεσή σας με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα. Το Eisenhower Matrix χρησιμοποιείται επίσης σε πολλές άλλες μεθόδους διαχείρισης χρόνου, όπως η μέθοδος ALPEN.

Η Μέθοδος Eisenhower προέρχεται από τον Πρόεδρο των ΗΠΑ Dwight D. Eisenhower, ο οποίος σε μια γνωστή ομιλία του ανέφερε έναν πρόεδρο πανεπιστημίου που είπε: «Έχω δύο είδη προβλημάτων, το επείγον και το σημαντικό. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά και τα σημαντικά δεν είναι ποτέ επείγοντα». Από αυτά τα λόγια, ο Stephen Covey ανέπτυξε στη συνέχεια τη δική του μέθοδο διαχείρισης χρόνου.

Ο λεγόμενος πίνακας Eisenhower χρησιμοποιείται για την ιεράρχηση εργασιών. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ταξινομήσετε τις εργασίες σας ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία:

Οι εργασίες Α που είναι και σημαντικές και επείγουσες θα πρέπει να ολοκληρωθούν το συντομότερο δυνατό.

Θα πρέπει να προγραμματίσετε τις εργασίες Β που είναι επείγουσες αλλά ασήμαντες.

Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να αναθέσετε τις εργασίες C που είναι σημαντικές αλλά όχι επείγουσες σε άλλα άτομα.

Θα πρέπει να απορρίψετε τις εργασίες D που δεν είναι ούτε σημαντικές ούτε επείγουσες. Δεν είναι παρά χαμένοι χρόνου.

5. Eat the Frog

Ο Μαρκ Τουέιν είπε περίφημα, «Αν είναι δουλειά σου να φας έναν βάτραχο, είναι καλύτερο να το κάνεις το πρώτο πράγμα το πρωί να αντιμετωπίσουν πρώτα πολύπλοκα καθήκοντα και μόνο μετά να αφοσιωθούν στην πιο σημαντική ή λιγότερο επείγουσα εργασία. Αυτή η στρατηγική είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν θέλετε να διαιρείτε την εργάσιμη ημέρα σας σε χρονικά τμήματα για καθημερινές εργασίες ρουτίνας και εργασίες με προτεραιότητα.

Με τη μέθοδο «Eat the Frog» μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η πιο σημαντική εργασία για την ημέρα έχει ολοκληρωθεί αξιόπιστα. Για να ξεκινήσετε με αυτήν τη στρατηγική διαχείρισης χρόνου, βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε τις ροές εργασίας και τις προτεραιότητές σας σε ένα σημειωματαριο. Αναζητήστε έναν τρόπο να συνδέσετε τις καθημερινές σας εργασίες με τους στόχους στόχους σας . Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιες εργασίες πρέπει να δώσετε προτεραιότητα κάθε μέρα και να διασφαλίσετε ότι θα ολοκληρώσετε πρώτα αυτές τις εργασίες. Αφού έχετε κάνει τα δύσκολα και πολύπλοκα πράγματα για σήμερα, μπορείτε να προχωρήσετε στις υπόλοιπες εργασίες. Αυτήν την συγκεκριμένη μεθοδο και την μέθοδο Pareto χρησιμοποιώ και εγώ για να ανταπεξέλθω στην εργασία του blog.

6. Pareto

Αν το να φας ένα βάτραχο πρώτο πράγμα το πρωί δεν ακούγεται ιδιαίτερα ορεκτικό, μπορεί να προτιμήσεις τη στρατηγική διαχείρισης χρόνου Pareto. Η μέθοδος Pareto είναι το αντίθετο της μεθόδου «φάτε τον βάτραχο». Αυτή η στρατηγική σας ενθαρρύνει να εργαστείτε σε εργασίες που πρέπει πρώτα να ολοκληρωθούν γρήγορα, ώστε να μπορείτε να αφοσιωθείτε στις υπόλοιπες δραστηριότητες με λιγότερο άγχος και περισσότερα κίνητρα.

Η μέθοδος Pareto αναφέρεται συχνά ως «κανόνας 80/20» επειδή βασίζεται στον ακόλουθο τύπο: Ξοδεύετε το 20% του χρόνου σας και επιτυγχάνετε το 80% των αποτελεσμάτων της εργασίας σας σε αυτό το διάστημα. Εάν ολοκληρώσετε το 80% της εργασίας σας σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα, θα κερδίσετε περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσετε το υπόλοιπο 20% των εργασιών σας.

7.Getting Things Done (GTD)

Η μέθοδος «Getting Things Done» επινοήθηκε από τον David Allen στις αρχές της δεκαετίας του 2000. Σύμφωνα με τον Άλεν, το πρώτο βήμα είναι να γράψετε όλες τις εργασίες που έχετε. Με αυτήν την τεχνική και την ταυτόχρονη χρήση εργαλείων ένα μπλοκ ένα κομμάτι χαρτί , πρέπει να αντιμετωπίζετε λιγότερα πράγματα ταυτόχρονα και μπορείτε να συγκεντρωθείτε πλήρως στην πραγματική εργασία. Δεν χρειάζεται να θυμάστε συνεχώς τα μεμονωμένα στοιχεία στη λίστα υποχρεώσεων σας.

Με τη μέθοδο GTD, καταγράφετε όλες τις επερχόμενες εργασίες σε ένα μέρος. Αφού καταγράψετε όλα όσα πρέπει να κάνετε, ταξινομήστε τις εργασίες σας και δώστε προτεραιότητα. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν εργασίες που έχουν ήδη ολοκληρωθεί (και επομένως να πάνε στα «σκουπίδια»), εργασίες που θέλετε να κάνετε κάποια στιγμή, αλλά όχι τώρα (οι οποίες θα μετακινηθούν για «αργότερα» ), ή ακόμα και εργασίες που εξαρτώνται από άλλες εργασίες κ.λπ. Το ένα μπλοκακι η το κομμάτι χαρτί που χρησιμοποιείται πρέπει να καταγράφει όλες τις λεπτομέρειες. Τώρα είναι απλώς δική σας δουλειά να κάνετε τη δουλειά πράξη.